Cap 1. Introducere

1.1 Elemente de baza

Prin tehnoredactare se intelege “pregatirea tehnica si grafica a unui manuscris inainte de a incepe operatia de tiparire”. Astfel, asupra unui manuscris sunt aplicate o serie de operatii care permit obtinerea unui document cu calitati grafice superioare, lizibilitate, aspect placut, ansamblul acestor operatii formand procesul de tehnoredactare.
Tehnoredactarea realizata prin intermediul calculatorului poarta denumirea de tehnoredactare computerizata. Pentru a putea efectua o tehnoredactare computerizata sunt necesare doua componente: o componenta fizica (calculatorul) si o componenta logica (programul care realizeaza prelucrarea textului). Componenta logica, programul, poarta denumirea de editor de texte si el trebuie sa asigure cateva functiuni elementare: alinierea automata a textului, stabilirea diferitelor tipuri de caractere, aranjarea textului in pagina etc. Editoarele de texte performante permit in plus combinarea textului cu imagini, stabilirea de antete si subsoluri, editarea de tabele, editarea de ecuatii, etc.
Editorul de texte lucreaza cu documente. Documentul reprezinta ansamblul de texte, imagini, grafice, etc. apartinand aceleiasi lucrari, deci cu legatura logica intre ele.

1.2 Reguli de tehnoredactare

Pentru obtinerea unui document bun pentru imprimare trebuiesc parcursi mai multi pasi si, obligatoriu, trebuie sa fie respectate anumite reguli.
In primul rand trebuie sa fie definit continutul documentului sub forma unui manuscris. Pe baza acestuia se stabileste o schema de aranjare in pagina numita schema de tehnoredactare. Aici se stabilesc: formatul paginii, margini, numerotarea paginilor, fonturi folosite, incadrarea imaginilor, dimensiunea font, etc.
Tot aici se tine cont de regulile generale ale tehnoredactarii. Din cercetarile specialistilor s-a constatat ca lungimea unui rand nu trebuie sa depaseasca 66 de caractere. De asemenea s-a observat ca un text se citeste mai greu daca in el sunt folosite multe fonturi, de diferite marimi. Din aceasta cauza este important sa se foloseasca cat mai putine fonturi, avand insa grija ca aceasta sa nu dauneze aspectul grafic al lucrarii.
A doua etapa consta in introducerea efectiva a textului.
Dupa introducerea textului, urmeaza etapa propriu-zisa de tehnoredactare. In aceasta etapa textului introdus i se aplica o serie de transformari astfel incat el sa corespunda schemei de tehnoredactare. Tot acum se introduc in text eventualele imagini grafice.
Tehnoredactarea se realizeaza pe trei nivele:
• nivelul document: se stabilesc caracteristici glabale (formatul paginii, marginile,
antete si subsoluri);
• nivelul paragraf: in tehnoredactare prin paragraf se intelege textul cuprins intre doua coduri NewLine (ENTER). Acum se stabilesc caracteristicile paragrafului: tipul de caractere folosit, dimensiunea caracterelor, identari, deplasari spre interior, modul de aliniere al paragrafului;
• nivelul caracter: se lucreaza asupra caracterelor din interiorul paragrafului pentru obtinerea unor efecte: cuvinte cheie, citate, sublinieri, ingrosari, inclinare, introducerea unor caractere speciale (sageti, figuri, forme speciale).
In etapa de tehnoredactare exista si operatii care nu se incadreaza in nici unuldincele
trei nivele: incarcarea imaginilor, realizarea indexului, a cuprinsului.
In cursul tehnoredactarii trebiesc avute in vedere elementele prin care se
caracterizeaza o portiune de text: font, stil de afisare, dimensiune caractere, efecte speciale, spatiul dintre caractere.
In mod asemanator, un paragraf se caracterizeaza prin: font, dimensiune, stil de afisare, aliniere (stanga, dreapta, centrat), indentare (deplasare spre interior/exterior) fata de marginea paginei, coloanei, cadrului, alineatul (pozitiv sau negativ), spatiul dintre liniile paragrafului spre interior sau exterior, spatiul de deasupra si de dedesuptul paragrafului, caracteristici suplimentare: incadrarea in chenar, umbrire, aranjarea pe
coloane, tabulari.
Dupa terminarea tehnoredactarii urmeaza etapa de imprimare.

1.3. Elementele ecranului Word

Elementele specifice ferestrei editorului Word sunt:
- spatiul util al ferestrei: zona in care poate fi editat continutul unui fisier;
- zona de selectare: zona din dreapta spatiului util, care poate fi folosita pentru
selectarea rapida a blocurilor de text;
- pictograma: o pictograma este un simbol grafic, care permite efectuarea rapida a
unei aplicatii: actionarea unei pictograme este echivalenta cu lansarea unei comenzi.
- bara de butoane: un grup de pictograme prin intermediul carora pot fi efectuate
operatii de acelasi tip sau pot fi prelucrate acelasi tip de elemente. Exista bare de butoane predefinite, a caror componenta nu poate fi modificata, dar utilizatorul poate crea noi bare de butoane. Barele predefinite pot fi afisate/ascunse validand/invalidand optiunea corespunzatoare din fereastra Toolbars afisata la lansarea comenzii View.
Forma pictogramelor este determinata de starea urmatoarelor optiuni:
• Color Bottons: pictogramele vor fi colorate
• Large Bottons: pictogramele vor fi mai mari
• ShowToolTips: cand o pictograma este indicata prin cursorul mouse-ului,
este afisat numele pictogramei (adica functia ei);
Implicit o bara de butoane este afisata in afara spatiului util, sub linia de meniuri sau
deasupra liniei de stare. Pozitia unei bare poate fi modificata.
- ruleta orizontala si ruleta verticala: indica dimensiunile spatiului util: pot fi utilizate pentru formatarea rapida a documentului; cele doua rulete pot fi afisate/ascunse lansand comanda de tip optiune Ruler. Afisarea ruletei verticale este controlata si de optiunea Vertical Ruler din sectiunea View a ferestrei de dialog afisate la lansarea comenzii Options-Tools.
Afisarea barelor de rulare este controlata de optiunile Vertical Scroll Bar si Horizontal Scroll Bar din sectiunea View a ferestrei de dialog afisate la lansarea comenzii Options-Tools.
Linia de stare este impartita in mai multe zone:
- prima zona indica pozitia in cadrul documentului: pagina vizualizata, sectiunea curenta, numarel de pagini al documentului;
- a doua zona indica pozitia cursorului relativa la cele doua rulete si la coltul stanga-
sus al paginii;
- in a treia zona este afisat timpul curent;
- a patra zona contine cateva butoane a caror stare determina modul de editare activ.
Linia de stare este afisata numai daca este validata optiunea Status Bar din sectiunea View a ferestrei de dialog afisate la lansarea comenzii Options-Tools.

Cap.2 Editarea documentelor

In aceasta sectiune voi trata probleme legate de inserarea textului, introducerea unor campuri in document, deplasarea in cadrul documentului, selectarea unor parti din document, mutarea si copierea unor blocuri de text, anularea unor operatii.
Anumite optiuni legate de editare pot fi stabilitein sectiunea Edit a ferestrei de dialog Options afisata la lansarea comenzii Options-Tools.
Optiuni de editare:
- Typing Replaces Selection: inlocuirea textului selectat;
- Drag-and-Drop Text Editing: mutarea/copierea rapida a textului selectat;
- Automatic Word Selection: selectarea automata a unui cuvant;
- Use The INS Key for Paste: inserarea continutului din Clipboard;
- Overtype Mode: activarea modului de editare Overwrite;
- Use Smart Cut and Paste: stergere/inserare automata de spatii de spatii;
- Allow Accented Uppercase: daca un text este considerat ca fiind scris in limba
franceza (de exemplu), la transformarea literelor mici cu accent in majuscule utilizand comanda Change Case; daca aceasta operatie este validata accentul este anulat;
Din lista Picture Editor poate fi selectata aplicatia in care vor fi prelucrate imaginile inserate in document.

2.1. Introducerea textului

Textul tastat va fi introdus in pozitia cursorului de insertie. Fiind un editor de profesional, Word elibereaza utilizatorul de grija trecerii la linia urmatoare in momentul in care textul tastat a umplut linia curenta. Deplasarea cursorului de insertie la linia urmatoare se face automat, deplasand la inceputul acesteia si ultimul cuvant care nu a avut loc pe linia anterioara. Utilizatorul trebuie sa tasteze <Enter> doar cand doreste inserarea unui rand liber sau inceperea unui nou aliniat (pe care il vom numi paragraf).
Un text poate fi introdus in mai multe moduri:
1. modul inserare (Insert): textul este scris incepand cu pozitia cursorului de
insertie, textul existent cu incepere din acea pozitie fiind deplasat spre dreapta;
2. modul suprascriere (Overwrite): noul text va fi introdus din pozitia cursorului
de insertie inlocuind deja textul existent.
Trecerea de la un mod la altul se poate face in trei feluri:
1. actionarea tastei <Insert>;
2. dublu-clic pe butonul OVR din linia de stare;
3. validarea/invalidarea optiunii Overtype Mode din sectiunea Edit a ferestrei de
dialog Options.
Un text gresit introdus poate fi sters utilizand una din sectiunea de taste:
Secventa de taste Efect
Backspace Stergerea caracterului din stanga cursorului de insertie
Delete Sterge caracterul din dreapta cursorului de insertie
Ctrl+Backspace Sterge cuvantul din stanga cursorului de insertie
Ctrl+Delete Sterge cuvantul din dreapta cursorului de insertie
Un bloc de text selectat poate fi sters tastand Backspace sau Delete sau lansand comanda Clear-Edit.
Daca optiunea Use Smart Cut and Paste din sectiunea Edit a ferestrei Options este valida, la stergerea unui cuvant sau a unui bloc de text vor fi sterse si eventualele spatii inutile.

2.2. Selectarea blocurilor de text

Un bloc de text poate fi selectat utilizand tastatura astfel: se deplaseaza cursorul
de insertie la inceputul sau sfarsitul blocului de text si se tine apasata tasta <Shift> concomitent cu tastarea secventelor de taste necesare deplasarii cursorului de insertie la sfarsitul, respectiv la inceputul blocului de text.
Intregul document poate fi selectat lansand comanda Select All-Edit sau tastand secventa <Ctrl>+A.
De asemenea textul poate fi selectat si prin intermediul mouse-ului prin apasarea butonului din stanga si deplasarea concomitenta a mouse-ului.

2.3. Mutarea si copierea blocurilor de text

Un bloc de text poate fi mutat sau copiat intr-o alta pozitie in document prin intermediul Clipboard-ului. Prin mutarea unui bloc se intelege stergerea lui din pozitia actuala si inserarea lui in alta pozitie din document. Prin copierea unui bloc de text se intelege inserarea lui in alta pozitie in document fara a-l sterge din pozitia initiala, blocul aparand astfel de doua ori sau de mai multe ori in document.
Pentru a copia sau a muta un text prin intermediul Cliboard-ului, trebuiesc parcursi urmatorii pasi:
1. selectarea blocului de text;
2. copierea blocului in Clipboard. Pentru copiere se lanseaza comanda Copy-
Edit, se tasteaza secventa <Ctrl>+C sau se actioneaza pictograma corespunzatoare din bara butoanelor standard. Pentru mutare se lanseaza comanda Cut-Edit, se tasteaza secventa <Ctrl>+X sau se actioneza pictograma corespunzatoare denumita Cut din bara butoanelor standard.
3.se pozitioneaza butonul de insertie in noua pozitie;
4.se insereaza continutul Clipboard-ului lansand comanda Paste-Edit, tastand secventa <Ctrl>+V sau actionand pictograma numita Paste din bara butoanelor standard. Daca este valida optiunea Use The INS Key For Paste din sectiunea Edit a ferestrei Options, apsarea tastei <Insert> nu va mai avea ca efect comutarea intre cele doua moduri de introducere a textului, ci inserarea in document a continutului Clipboard-ului.
Inserarea intr-un document a unui bloc de text din Clipboard prin oricare din metodele descrise anterior se face pastrand exact formatarea textului respectiv.
Operatiile de copiere si de mutare a unui bloc de text selectat pot fi efectuate rapid prin Drag and Drop asupra blocului selectat, iar pentru copiere se tine apasata tasta <Ctrl> pe parcursul operatiei Drag and Drop.
Pentru a utiliza operatia Drag and Drop intre doua documente, este necesar ca amandoua sa fie deschise si vizibile.
Daca este valida optiunea Use Smart Cut and Paste din sectiunea Edit a ferestrei Options, la mutarea, copierea sau stergerea unui bloc de text, automat vor fi sterse spatiile inutile si inserate spatiile necesare.

Cap.3 Moduri de vizualizare a documentelor

3.1. Moduri de vizualizare a documentelor

Editorul Word permite vizualizarea in mai multe moduri:
1.modul Normal;
Este modul de afisare implicit si e cel mai utilizat. Caracterele si paragrafele sunt afisate in forma in care vor fi tiparite, dar nu sunt afisate pe ecran elementele speciale care pot fi atasate unui document (antet, recapitulatii, note de subsol, numere de pagina, margini etc.). In general afisarea este simplificata: nu sunt afisate toate caracterele speciale (tab, caracterul sfarsit de paragraf etc.), trecerea la pagina noua este semnalata doar de marcajul de sfarsit de pagina, etc. Datorita acestui fapt, deplasarea in cadrul documentului este mai rapida.
Acest mod de vizualizare poate fi activat lansand comanda Normal-View, tastand secventa de taste <Alt>+<Ctrl>+N sau actionand pictograma corespunzatoare din coltul din stanga jos a ecranului, deasupra linie de stare.
2.modul Page Layout;
In acest mod, documentul este afisat pe ecran, pagina cu pagina, exact asa cum va fi tiparit; pot fi utilizate elemntele afisate documentului si caracterele nimprimabile. Dezavantajul acestui mod consat in faptul ca deplasarea in cadrul documentului este ceva mai lenta (dezavantaj inexistent in cazul unor calculatoare performante).
Activarea acestui mod de vizualizare se realizeaza lansand comanda Page Layout-View, tastand secventa de taste <Alt>+<Ctrl>+P sau actionand pictograma corespunzatoare din coltul stanga jos, deasupra liniei de stare.
3.modul Outline;
Poate fi activat lansand comanda Outline-View, tastand secventa de taste <Alt>+<Ctrl>+O sau actionand pictograma din stanga jos, deasupra liniei de stare.
In acest mod de vizualizare sunt evidentiate pe nivele paragrafele documentului in diferite formate prestabilite in functie de importanta ideii (data de identarea paragrafului), permitand astfel vizualizarea si reorganizarea ideilor intr-un document.
In acest mod de vizualizare sunt puse la dispozitia utilizatorului noi comenzi si pictograme care permit o rearanjare rapida si complexa a documentului.
In orice mod ar fi vizualizat documentul, el poate fi afisat marit sau micsorat, dupa cum dorim editarea sa in detaliu sau pe ansamblu. Coeficientul de scalare poate fi stabilit utilizand lista Zoom Control din bara butoanelor standard sau in fereastra de dialog Zoom afisata la lansarea comenzii Zoom-View. In ambele cazuri, utilizatorul poate alege una din optiunile predefinite (printre care si Page Width, Whole Page, Many Pages) sau poate fi definit un alt coeficient de scalare.
In cazul utilizarii listei Zoom Control, un alt coeficient decat cele existente in lista poate fi definit introducandu-l in camp; in cazul utilizarii comenzii Zoom, un alt coeficient se defineste introducandu-l in campul Percent sau modificand valoarea acestui camp prin butoanele atasate lui.
Daca in fereastra de dialog Zoom este selectata optiuneaMany Pages, numarul de pagini dorite trebuie selectat din lista afisata la actionarea pictogramei.
Diferitele optiuni referitoare la elementele afisate pe eccran pot fi stabilite in sectiunea View a ferestrei de dialog Options afisata la lansarea comenzii Options-View.
Continutul sectiunii View a ferestrei Options difera putin in functie de modul de vizualizare activ.
Optiunile disponibile sunt grupate in trei zone astfel:
1.zona Show: stabileste cum vor fi afisate elementele speciale inserate in document si contine:
- optinunea Draft Font (disponibila in modurile Outline si Normal); toate
caracterele vor fi afisate in formatul normal, dar cele care sunt formatate altfel vor fi subliniate, iar imaginile grafice vor fi inlocuite de chenare goale; permite o deplasare mai rapida in cadrul documentului;
- optiunea Drawing (disponibila in modul Page Layout); in locul obiectelor
create cu pictogramele de desenare sunt afisate chenare goale; permite o deplasare mai rapida in cadrul documentului;
- optiunea Object Anchors (disponibila in modul Page Layout); este afisat
caracterul special atasat unei imagini grafice care indica faptul ca acea imagine este ancorata de un paragraf;
- optiunea Wrap To Window (disponibila in modurile Outline si Normal); liniile sunt extinse pana la marginea fizica din dreapta paginii; in acest caz, s-ar putea ca aranjarea liniilor pe ecran sa fie alta decat la imprimare;
- optiunea Text Bondaries (disponibila in modul Page Layout): sunt afisate linii punctate in jurul marginilor paginii, coloanelor de text, obiectelor si cadrelor;
- optiunea Picture Placeholders (disponibila in modurile Outline, Page Layout si Normal): sunt afisate chenare goale in locul imaginilor bitmap;
- optiunea Fildes Codes (diasponibila in modurile Outline, Page Layout si Normal): sunt afisate coduri de camp in locul rezultatelor campurilor;
- optiunea Bookmarks (disponibila in modurile Outline, Page Layout si Normal): marcheaza pozitiile din document carora le-au foat asociate semne de carte;
- lista Field Shading (disponibila in modurile Outline, Page Layout si Normal): evidentiaza rezultatele campurilor inserate in document (evidentierea nu este valabila si la tiparire) in functie de optiunea selectata care poate fi: Never – nu sunt evidentiate; Always – sunt evidentiate toate; When Selected – este evidentiat doar rezultatul selectat;
2. zona Window: stabileste daca anumite elemente ale ferestrei de lucru a documentului activ sunt sau nu afisate;
3.zona Nonprinting Characters (disponibila in toate modurile de vizualizare): permite selectarea caracterelor neimprimabile care vor fi vizualizate; optiunile disponibile sunt:
- Tab Characters: sunt semnalate tab-urile introduse;
- Spaces: sunt semnalate spatiile introduse;
- Paragraph: sunt semnalate marcajele de sfarsit de paragraf introduse;
- Optional Hyphens: sunt semnalate liniutele de despartire a cuvintelor la sfarsitul liniilor;
- Hidden Text: sunt afisate caracterele formatate Hidden; in modul de vizualizare Page Layout, acestea sunt subliniate printr-o linie continua;
- All: sunt afisate toate caracterele neimprimabile mentionate.

3.2. Tiparirea documentelor

3.2.1. Vizualizarea documentelor inainte de tiparire

Pentru a putea vizualiza un document exact in forma in care va fi tiparit trebuie activat modul de vizualizare Print Previw prin lansarea comenzii Print Preview-File sau prin activarea pictogramei corespunzatoare din bara butoanelor standard. Activarea acestui mod de vizualizare modifica fereastra mediului Word la figura urmatoare:
Implicit, la activarea modului de vizualizare Print Previview, sunt vizualizate una sau mai multe pagini in intregime si este activata pictograma Magnifier care permite marirea unei zone din document. Pentru a efectua operatia de marire trebuiesc parcursi pasii:
1. activarea (daca este necesar) a pictogramei Magnifier;
2. afisarea paginii care contine zona dorita utilizand butoanele barei vertical
de derulare sau tastele <Page Up>, <Page Down>;
3. pozitionarea cursorului mouse-ului in zona dorita;
4. clic stanga.
Pictograma Magnifier poate fi activata/dezactivata prin actionarea ei succesiva. Daca zona vizibila a documentului a fost marita si utilizatorul doreste sa revina la forma initiala, trebuie sa activeze pictograma Magnifier, sa pozitioneze cursorul mouse-ului in zona vizibila si clic stanga.
Textul afisat poate fi scalat si modificand coeficientul de scalare selectat din lista Zoom Control din bara butoanelor a ferestrei de vizualizare Print Preview.
Pentru a putea edita un document in modul de vizualizare Print Preview trebuie dezactivata pictograma Magnifier (bineinteles dupa scalarea textului) si pozitionat cursorul de insertie cu mouse-ul in pozitia dorita.
Alte operatii care pot fi efectuate utilizand pictogramele acestui mod de vizualizare sunt:
- stabilirea numarului de pagini vizualizate concomitent;
- afisarea/ascunderea rulei orizontale si a celei verticale;
- extinderea spatiului de afisare;
- daca textul scris pe ultima pagina a documentului nu ocupa mult spatiu, editorul Word va incerca sa restranga documentul pentru a reduce numarul de pagini (daca i se cere acest lucru);
- tiparirea documentului.
Zona din document, vizibila in fereastra Prin Preview, poate fi schimbata utilizand barele de rulare.
Modul de vizualizarePrint Preview va fi abandonat la activarea butonului Close.

3.2.2. Tiparirea unui document

Operatiunea de tiparire a unui document poate fi initiata in unul din modurile:
1. lansarea comenzii Print-File;
2. actionarea pictogramei corespunzatoare din bara butoanelor standard;
3. actionarea pictogramei corespunzatoare din fereastra de vizualizare Print
Preview;
4. tastarea secventei <Ctrl>+P.
Daca tiparirea este initiata in unul din modurile 1 sau 4, atunci va fi afisata fereastra de dialog Print:
- campul Printer: nu poate fi modificat si indica imprimanta la care se va executa
tiparirea;
- lista Print What: stabileste ce se va tipari si contine optiunile;
- campul Copies: numarul de copii care vor fi tiparite;
- zona Page Range: stabileste ce se va tiparii. Daca din lista Print What a fost
selectata optiunea Document, sunt disponibile toate optiunile cu excludere ale zonei Page Range:
- All – intregul document;
- Current Page: pagina in care este pozitionat cursorul de insertie;
- Selection: blocul de text selectat;
- Pages: paginile enumerate in campul afisat.
- lista Print: stabileste ce fel de tip de pagini vor fi tiparite si contine optiunile: All
Pages In Range – toate paginile documentului stabilite de optiunea selectata din zona Page Range; Odd Pages – doar paginile impare; Even Pages – doar paginile pare;
- optiunea fara excludere Print to File: tiparirea nu se va executa la imprimanta, ci
intr-un fisier cu extensia .prn ale carui nume si destinatie le stabileste utilizatorul in fereastra de dialog Print to File (aproape identice cu fereastra Save As) afisata in urma actionarii butonului de comanda OK. Fisierul creat poate fi listat din DOS sau din NC.
- Optiunea fara excludere Colate Copies: editorul organizeaza paginile in cazul in
care sunt tiparite in mai multe exemplare: intai este tiparit primul exemplar in intregime, apoi prima pagina a celui de-al doilea exemplar ...;
- butonul de comanda Printer: selectarea imprimantei;
- butonul de comanda Options: stabilirea unor optiuni de tiparire;
- butoanele de comanda OK, Cancel si Help.
Tiparirea este gestionata de aplicatia Windows Print Manager. Daca apar erori in
tiparire (imprimanta nu este pregatita, setarile referitoare la imprimanta nu sunt corecte, exista o eroare de transmisie intre calculator si imprimanta ...) utilizatorul este atentionat sau nu in functie de setarile facute in aplicatia Print Manager.

Cap.4 Formatarea documentelor

4.1. Formatarea caracterelor

Formatul caracterelor este determinat de urmatoarele caracteristici: setul de caractere (fontul) din care fac parte, stilul, dimensiunea, culoarea, pozitia in linie spatiul dintre caractere, modul de subliniere, anumite caracteristici speciale. Toate acestea pot fi stabilite prin intermediul comenzii Font-Format. La lansarea ei este afisata fereastra de dialog Font care are doua sectiuni: sectiunea Font si sectiunea Character Spacing.
Orice formatare de caractere va fi aplicata tuturor caracterelor selectate in momentul formatarii. Daca nu s-a facut o selectie prealabila, formatarile vor fi aplicate fie cuvantuluiin interiorul caruia este pozitionat cursorul de insertie, fie textului care va fi tastat dupa formatare (daca cursorul nu este pozitiona in interiorul vreunui cuvant).
4.2. Formatarea paragrafelor

Un paragraf poate fi supus unor operatii care sa se reflecte automat asupra intregului text al paregrafului . Caracteristicile care definesc formatul unui paragraf sunt:
- alinierea paragrafului in spatiul de text al paginii;
- identarea textului la stanga sau la dreapta, adica stabilirea distantei dintre limita
spatiului de text al paginii si limita textului;
- spatierea paragrafului, adica spatiul dinainte sau de dupa paragraf si spatiul dintre
liniile paragrafului;
- stabilirea taburilor in cadrul paragrafului;
- numerotarea sau marcarea paragrafelor;
- bordarea si definirea fondului de scriere;
- anumite caracteristici speciale.
Toate formatarile de paragraf facute se refera la:
1. paragrafele selectate integral sau partia, daca au fost selectate inainte de
formatare;
2. paragraful in care este pozitionat cursorul de insertie, daca nu a fost selectat nici
un paragraf;
3. noul paragraf, dac nu s-a facut nici o selectie prealabila si cursorul de insertie este pozitionat la inceputul unui nou paragraf.

4.2.1. Alinierea paragrafelor

Alinierea paragrafelor se refera la modul de distribuire (in cadrul unei linii a spatiilor suplimentare. Operatia de aliniere se poate face in sectiunea Indents and Spacing a ferestrei de dialog Paragraph afisata la lansarea comenzii Paragraph-Format.
Modul de aliniere se selecteaza din fereastra Alignment, care contine optiunile:
- Left: toate spatiile suplimentare raman la sfarsitul liniilor;
- Centered: spatiile suplimentare sunt distribuite in mod egal la inceputul si sfarsitul
liniilor;
- Right: toate spatiile suplimentare raman la inceputul liniilor;
- Justified: spatiile suplimentare sunt distribuite printre cuvinte astfel incat nu raman
deloc la inceputul si sfarsitul liniilor.
4.2.2. Identarea paragrafelor

Identarea unui paragraf poate fi stabilita in zona Identation a sectiunii
Indents and Spacing. Aceasta zona contine:
- campul Left: identarea la stanga;
- campul Right: identarea la dreapta;
- lista Special din care poate fi selectata una din optiunile:First Line – in campul By]
se va specifica cu cat se va incepe mai la stanga prima linie a paragrafului fata de restul liniilor; Hanging – in campul By se va specifica cu cat se vor incepe mai la stanga liniile paragrafului fata de prima linie a sa; None – prima linie a paragrafului nu este identata special.

4.2.3. Spatierea paragrafelor

La introducerea unui text, liniile sunt spatiate astfel incat sa existe suficient spatiu pentru cel mai mare element de pe fiecare linie, iar spatiul dintre doua linii succesive din paragrafe diferite nu difera de spatiul dintre doua linii succesive ale aceluiasi paragraf.
Spatierea unui paragraf poate fi modficata in zona Spacing sectiunii Indents and Spacing, zona care contine:
- campul Before: spatiu suplimentar, masurat in puncte, dinaintea paragrafului;
- campul After: spatiu suplimentar, masurat in puncte, de dupa un paragraf;
- campul Line Spacing: stabileste dimensiunea verticala a unei linii si contine
optiunile: Single – dimensiune implicita; 1.5 Lines – dimensiune odata si jumatate; Double – dimensiune dubla; At least- cel putin dimensiunea in puncte specificata in campul At – cand caracterele unei linii necesita mai mult spatiu, linia respectiva va avea mai mult spatiu; Exactly – exact dimensiunea in puncte specificata in campul At, adica toate liniile vor avea aceasta dimensiune chiar daca caracterele uneia necesita mai mult spatiu; Multiple – cand campul At contine numarul n, dimensiunea liniilor va fi de n ori dimensiunea implicita.

4.2.4. Incadrarea paragrafelor

Unele paragrafe pot fi scoase in evidenta prin incadrarea lor sau prin modificarea fondului de scriere. Aceste operatii sunt initiate prin lansarea comenzii Borders and Shading-Format, actiune care are ca efect deschiderea ferestrei de dialog Paragraf Borders and Shading, care contine doua sectiuni:
- Borders: stabilirea caracteristicilor chenarului;
- Shading: stabilirea caracteristicilor fondului.
Elementele sectiunii Borders:
- zona Presets: tipul chenarului, care poate fi: None – fara chenar, Box – cadru
simplu; Shadow – cadru cu umbra;
- zona Border: pot fi definite separat caracteristicile pentru fiecare latura a
chenarului; pentru a selecta/deselecta latura sau laturile dorite, se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe fiecare in parte si clic stanga. In campul Form Text se stabileste distanta in puncte dintre latura sau laturile selectate si text;

- zona Line: caracteristicile laturii sau laturilor selectate in zona Border.
Daca se doreste anularea laturilor se valideaza optiunea None; in caz contrar se selecteaza stilul laturii din lista Style si culoarea din lista Color.
Elementele sectiunii Shading:
- zona Fill: contine butoanele de optiune cu excludere: None – fondul de
scriere va fi in alb; Custom – fondul de scriere va fi colorat. In cazul validarii celei de-a doua optiuni, trebuie stabilit:
• densitatea modelului – din lista Shading, care contine pe langa diferiti coeficientisi optiunile Clear (fondul va fi culoarea aleasa din lista Background) si Solid (fondul va fi de culoarea aleasa din lista Foreground);
• culoarea de desenare a modelului – din lista Foreground;
• culoarea de fond a modelului – din lista Background;
- zona Preview: exemplifica modelul stabilit.
4.3. Formatarea paginilor

Editorul Word, fiind un editor specializat, realizeaza automat trecerea la o noua pagina atunci cand textul introdus a ocupat intreaga pagina utila. Trecerea la o noua pagina este determinata de inserarea unui marcaj de sfarsit de pagina . Utilizatorul are totusi posibilitatea de a insera un astfel de marcaj, chiar daca textul nu ocupa chiar toata pagina curenta. Pentru inserarea unui marcaj de sfarsit de pagina trebuie lansata comanda Break-Insert, operatie care duce la afisarea ferestrei de dialog Break in care se valideaza optiunea cu excluderea Page Break.
Cand caracteristicile implicite ale paginii de lucru nu satisfac dorintele utilizatorului, acestea pot fi schimbate utilizand comanda Page Setup-File. Fereastra de dialog Page Setup afisata la lansarea comenzii contine patru sectiuni in care pot fi setate urmatoarele caracteristici ale paginii:
- dimensiunea si orientarea;
- marginile care determina dimensiunea paginii utile;
- numerotarea paginilor;
- organizarea textului in pagina;
- manevrarea paginii de tiparire;
Toate cele patru sectiuni ale ferestrei Page Setup contin:
- lista Apply To: stabileste carei zone a documentului i se aplica setarile facute;
din aceasta lista poate fi selectata una din optiunile: Whole Document – setarile vor fi aplicate intregului document; This Poit Foreward – setarile vor fi aplicate incepand cu pozitia curenta pana la sfarsitul documentului; This Section – setarile vor fi valabile pentru sectiunea curenta; Selected Section – setarile vor fi aplicate sectiunilor selectate.
- zona Preview: exemplifica setarile facute;
- butonul de comanda Default: toate setarile facute vor deveni setari implicite
pentru noile documente care vor fi create;
- butoanele de comanda OK, Cancel si Help.
Cursorul de insertie poate fi deplasat rapid la inceputul unei pagini parcurgand urmatorii pasi:
1. se lanseaza comanda Go To-Edit sau se tasteaza secventa <Ctrl>+G; in consecinta va fi afisata fereastra de dialog Go To
2. din lista Go To What se selecteaza optiunea Page;
3. in campul Enter Page Number se introduce numarul paginii dorite. Daca numarul introdus este precedat de semnul + sau -, numarul paginii dorite va fi stabilit relativ la numarul paginii curente;
4. se actioneaza butonul de comanda Go To.
Cursorul de insertie poate fi deplasat rapid la inceputul paginii precedente prin actionarea butonului de comanda Previous care este disponibil numai cand campul Enter Page Number este gol.
Fereastra de dialog Go To va fi inchisa numai la actionarea butonului de comanda Close.
In mod similar, cursorul de insertie poate fi deplasat la inceputul unei anumite linii. Pentru aceasta, din lista Go To What trebuie selectata optiunea Line. Campul in care trebuie introdus numarul liniei se va numi Enter Line Number.

4.3.1. Stabilirea dimensiunii paginii fizice

Dimensiunea paginii fizice poate fi stabilita din sectiunea Paper Size a ferestrei Page Setup; aceasta sectiune contine:
- lista Paper Size: ea contine mai multe formate predefinite de pagina (exemplu A4 sau A3) si optiunea Custom care permite utilizatorului sa stabileasca un format personal de pagina;
- campurile Widith si Height: daca din lista Paper Size a fost ales un format
predefinit, aceste campuri vor fi completate automat cu latimea, respectiv inaltimea paginii in formatul ales, daca din lista Paper Size a fost selectata optiunea Custom, in aceste campuri se introduc inaltimea si respectiv latimea paginii dorite;
- zona Orientation: determina orientarea paginii si contine optiunilecu
excludere: Portrait – pagina va fi orientata normal, adica “in picioare”; Landscape – pagina va avea orientarea unei vederi, adica “culcata”.

4.3.2. Stabilirea marginilor paginii utile

Pentru a imbunatatii aspectul unui document, textul nu se scrie pe intreaga suprafata a paginii, ci sunt lasate niste margini libere; zona destinata textului se numeste spatiul util al paginii sau pagina utila. Dimensiuea acestor borduri poate fi stabilita in sectiunea Margins a ferestrei de dialog Page Setup.
In primul rand trebuie mentionat daca o foaie va fi imprimata pe ambele parti sau nu. Acest aspect este indicat prin optiunea Mirror Margins:
- daca este valida, nu se va considera ca paginile au laturile din stanga si din
dreapta, ci din interior si exterior, pentru ca, de exemplu, marginea stanga a primei pagini trebuie sa fie egala cu marginea ddreapta a celei de-a doua pagini;
- daca nu este valida, se va considera ca toate paginile au aceeasi margine stanga si aceeasi margine dreapta.
Dimensiunile marginilor neutilizate ale unei pagini pot fi stabilite in campurile:
- Top: distanta dintre limita superioara a paginii utile si zona destinata antetului;
- Bottom: distanta dintre limita inferioara a paginii utile si zona destinata recapitulatiei;
- Left sau Inside: marginea din stanga, respectiv marginea inferioara;
- Right sau Outside: marginea din dreapta, respectiv marginea exterioara;

- Gutter: o margine suplimentara in stanga, respectiv in interior, necesara legarii paginilor;
- Header: distanta de la marginea fizica de sus a paginii la zona rezervata antetului;
- Footer: distanta de la marginea fizica de jos a paginii la zona destinata recapitulatiilor.

4.3.3. Organizarea textului in pagina

Organizarea documantului in pagina se refera la:
- aranjarea textului in cazul in care nu ocupa tot spatiul util al paginii;
- numerotarea paginilor;
- antetul si recapitulatia paginilor;
- pozitia notelor de sfarsit de sectiune;
- modul de tratare a marcajelor din sectiune.
Toate aceste caracteristici pot fi stabilite in sectiunea Layout a ferestrei de dialog Page Setup.
Alinierea verticala a textului (in cazul in care nu ocupa toata zona utila a paginii) este determinata de optiunea selectata din lista Vertical Alignment; optiunile disponibile sunt: Top – textul va fi afisat in susul paginii; Center – textul va fi afisat in mijlocul paginii; Justified – spatiul dintre linii va fi marit astfel incat textul sa ocupe intregul spatiu util al paginii.