Afla ce trebuie evitat pentru a realiza prezentari de succes in Powerpoint, caci au devenit standarul unanim acceptat pentru majoritatea prezentarilor de business. Sunt usor de realizat si actualizat si foarte eficiente in crearea unui efect vizual asupra prezentarii dar totusi pot sa nu aiba succesul scontat, chiar si pentru un prezentator cu experienta.

Secretul consta in a te asigura ca slide-urile tale sunt un ajutor vizual pentru materialul prezentat, si nu o distragere de la acesta. Pentru cele mai bune rezultate, evita aceste “7 pacate ale Prezentarilor Powerpoint” , foarte des intalnite.

1. Derularea Slide-urilor si efectele sonore.

Acestea capteaza atentia audientei, dar o pot si distrage. Se poate intampla ca o prezentare cu mai multe efecte si derulari de slide-uri, tinuta pe un computer mai putin performant decat acela pe care a fost creata, sa mearga mult mai incet. Rezultatul este, evident, unul dezastruos, aproape de comicul playback, iar mesajul pe care incerci sa-l comunici va fi estompat.

Incearca sa eviti folosirea imaginilor estompate sau sterse, suprapuse, folosirea decupajelor; lasa-le pentru regizorii de la Hollywood. Chiar si liniile de text care apar la un click al mouse-ului pot distrage atentia. Acorda atentie mesajului, nu tehnologiei.

2. Obisnuitele imagini Clipart.

Prezentarile Powerpoint sunt atat de raspandite, incat imaginile Clipart incluse in acestea au devenit un adevarat cliseu vizual. Acestea nu arata decat o lipsa de creativitate adaugata unui formular obisnuit. Mai intai, asigura-te ca ai nevoie intr-adevar de elemente vizuale pentru a-ti intari mesajul pe care vrei sa-l transmiti audientei. In acest caz, utilizeaza propriile tale fotografii scanate sau unele de calitate ridicata. Capturile de ecran, in timpul diverselor programe sau pe anumite site-uri web, pot adauga realism prezentarii informatiilor despre acestea.

3. Templates-urile.

Templates-urile sunt un alt cliseu vizual. Ele te forteaza sa-ti incadrezi propriile idei in formatul respectiv predefinit. De cele mai multe ori, Templates-urile contin backgroud-uri care distrag atentia si combinatii nepotrivite de culori. Cel mai bine este sa alegi o carte buna despre grafica web si sa aplici principiile in slide-urile tale. Creeaza-ti un look distinct, sau utilizeaza logo-ul companiei intr-un colt al ecranului.

4. Slide-uri incarcate de text.

Proiectarea slide-urilor reprezinta o buna cale pentru descrierea grafica a unei idei sau pentru asigurarea unei priviri de ansamblu. Slide-urile, insa, nu sunt potrivite pentru a reda detalii. Evita paragrafele, citatele si chiar frazele intregi. Limiteaza-ti slide-urile la 5 linii de text si utilizeaza cuvinte sau propozitii scurte pentru a exprima punctele pe care vrei sa le atingi. Astfel, audienta va putea sa “digere” si sa retina elementele-cheie mult mai usor. Pe de cealalta parte, nu utiliza slide-urile pentru a face o schita a intregii tale prezentari.

5. Paradigma E-ului.

Deseori, realizatorii prezentarilor scaneaza un tabel sau o fotografie direct din materialele pe care le detin si le includ in slide-show-urile lor. Rezultatele sunt aproape intotdeauna sub asteptari. Elementele vizuale sunt descifrabile la o distanta de cativa centimetri, in loc de cativa metri, cum ar fi de asteptat. De obicei, sunt prea mici, prea detaliate pentru o prezentare vizuala eficienta. De asemenea, marimea 12 a textului este potrivita atunci cand ai in fata prezentarea, dar pentru o distanta de cativa metri, utilizeaza un font de 40. Nu uita de persoanele pe care le ai in fata in prezentarea ta, si foloseste, din cand in cand, in exprimarea ta, in loc de „eu”, „noi”. Asigura-te ca toate elementele slide-urilor tale sunt suficient de mari pentru a fi vizibile. Marimea conteaza intr-adevar.

6. Cititul.

O prezentare orala ar trebui sa fie axata pe comunicarea interactiva si pe ascultare, nu pe cititul catre audienta. Cerintele pentru exprimarea orala difera destul de mult de cele pentru exprimarea in scris. Exprimarea orala este mai scurta, mai putin formala si mai directa. Cititul iti face prezentarea un esec. Un aspect important il reprezinta materialele distribuite audientei. Daca distribui materialele la inceputul prezentarii, vei fi ascultat cu mai putina atentie. De multe ori, o prezentare eficienta depinde de crearea unui anumit suspans si angajarea audientei in dialog. Daca audienta poate citi tot ce va urma sa spui, ai pierdut complet contactul cu aceasta.

7. Increderea in tehnologie.

Nu poti sa sti niciodata cand se poate intampla ca un echipament nefunctionabil sau o interfata incompatibila sa te forteze sa iti tiiprezentarea pe un alt computer. Fii pregatit cu o copie a prezentarii tale pe un CD-ROM sau cu folii transparente pentru prezentarea slide-urilor tale la retroproiector. In cel mai rau caz, iti vei tine prezentarea fara elementele vizuale, ceea ce nu trebuie neaparat sa insemne un dezavantaj daca te concentrezi asupra mesajului transmis. Intotdeauna realizeaza conexiuni intre tine si prezentare, pregateste-te cu atentie si fii gata sa comunici cu publicul. Este o arta aproape uitata.